Am 5. Juni war Weltumwelttag… und wieder (und wie immer) wurde die Diskussion über das papierlose Büro geführt (z.B hier). Und wieder (und auch wie immer) wurde es als Illusion dargestellt und im Reich der Mythen angesiedelt.

Ich nehme das mal zum Anlass, mir Gedanken über meinen Umgang mit Papier sowohl im Büro als auch im privaten Bereich zu machen. Was eigentlich brauche – und verbrauche – ich eigentlich noch an Papier? Was habe ich abgebaut, was hab ich ersetzt und was hab ich vielleicht auch niemals wirklich gebraucht?

Ich fange mal im Office an: mein Schreibtisch ist leer. Diese Symbol für herumliegende Papierstapel und Zettel. Minimalisten hätten daran ihre Freude. Da stehen aber zur Zeit nur 2 Monitore drauf: einer für den unter dem Tisch stehenden Rechner. Dazu die Tastatur, die Maus und, da ja leider alles in den billigeren Varianten mit Kabeln, die Verbindungskabel. Der andere Monitor gehört zu der ebenfalls auf dem Schreibtisch stehenden Dockingstation für den Laptop, ebenfalls mit Tastatur und Maus. Daneben liegt noch ein Headset. Das war’s: kein Stück Papier liegt da mehr rum. Nein, und bevor das jemand vermisst und mit Häme fragen kann, da steht auch kein Telefon mehr, seit wir auf IP basierte Telefonie umgestiegen sind. Das ist von der Hardware zur Software mutiert. Eine weitgehend leere und aufgeräumte Fläche.

Richtig ausgedruckt wird auch so gut wie nichts mehr. Selbst Ordner gibt es nicht mehr, nirgends stehen Handbücher rum, insgesamt nichts, das irgendwo in Regalen untergebracht werden müsste. Bei mir gibt es auch keine Postit Zettel oder sonstiges Schmier- oder Kritzelpapier. Die klassische Schreibtischunterlage (oftmals ja selbst aus Papier zum direkt drauf schreiben und drauf kritzeln) ist längst verschwunden. Notiert wird, wenn ich direkt am Arbeitsplatz sitze, direkt digital. Sitz ich da mal nicht, sondern in einem Meeting, dann kommt es auf das Meeting selbst und auf das Wo und Wer an, ob ich mein Laptop mitnehme oder – und jetzt kommt halt doch noch das klassische Papier ins Spiel – ein Notizbuch, ein A5 Moleskine, in das ich dann notiere, um allerdings so schnell wie möglich vom Papier in mein digitales Journal zu übertragen. Ja, das papierlose Büro ist auch einer meiner persönlichen Träume – ich will nichts mehr auf Zetteln oder in Notizblocks oder Notizbüchern verstreutes in meinen Unterlagen wissen.

Kleinere Notizen in Meetings gehen manchmal auch direkt in mein Smartphone. Insgesamt stelle ich (immer wieder sehr erstaunt) fest, dass selbst noch im IT Bereich die Akzeptanz für handschriftliches Notieren während eines Meetings größer ist als für das digitale Notieren. Erst mit den Tablets scheint das zu kippen. Während das Tippen ins Smartphone oder in den Laptop als stark abgelenkt bewertet wird, kommt mit dem Tablet da eine größere Akzeptanz rein. Ein iPad mit oder ohne Tastatur vermittelt den Eindruck von Professionalität und Aufmerksamkeit. Ich denke, dass sich auch für mich das Thema Papier noch weiter erledigen wird, sobald im Rahmen von BYOD (Bring Your Own Device) Bemühungen, das Umfeld dafür mal bereitet ist.

Gehaltsabrechnungen und Zeitnachweise kann ich mir im Intranet als PDF erzeugen und am Bildschirm durchsehen. Zum eigenen Archivieren werden die verschlüsselt und per Mail an mich gesendet. Damit fallen klassische Dokumente zum Ausdrucken auch weg.

Gut, es gibt auch bei mir im Office Umfeld schon noch Papier – so ganz ohne geht es noch nicht: alles, was irgendwo unterschrieben werden muss, ist noch Papier und wird es wohl auch noch eine Weile bleiben… Festzuhalten aber bleibt, dass sich der Papierverbrauch in den letzten 10 Jahren drastisch reduziert hat. Ein gutes Indiz dafür sind die im Rahmen von immer wieder stattfindenden Restrukturierungen notwendig werdenden Umzüge. Da ist mittlerweile nicht viel mehr als ein kleiner Container übrig geblieben.

Und im privaten Bereich? Da fällt die Bilanz eher noch positiver aus. Größter Papierverbraucher bei uns zu Hause ist meine in die 7. Klasse gehende Tochter. Sehe ich (und hebe ich mal an), was die immer so an Papier mit aus der Schule bringen, dann wird mir schwindlig. Da besteht ein enormer Nachhol- und Verbesserungsbedarf. Aber das ist ein anderes Thema. Danach kommt dann erst mal lange nichts. Notieren und Schreiben wird längst alles digital erledigt. Ich gebe ja offen zu, dass ich nicht ganz frei bin von einer Vorliebe für gute Schreibutensilien: gute Notizbücher etwa von Moleskine oder Leuchtturm und dazu gutes Schreibwerkzeug. Aber ich bin da auch pragmatisch genug, um die Vorteile des digitalen Notierens nicht zu übersehen: nichts sonst ist so gut durchsuchbar und das Gesuchte darum auch sehr gut wiederfindbar. Etliche gute Applikationen helfen mir dabei. Und, noch wichtig, diese Applikationen stehen mir auf diversen Geräten zur Verfügung – von den mobilen bis zu dem Desktop. Und unterwegs kann ich von meinem Smartphone weiterarbeiten, kann notieren, kann Notizen weiter bearbeiten, neue anlegen und was auch immer. In meiner Tasche ist zwar immer noch ein kleines Notizbuch – aber eigentlich nicht mehr benutzt und nur noch als letzte Möglichkeit im absoluten Notfall vorhanden.

Bücher? Wir sind von Büchern erdrückt worden. Immer mehr Regalfläche wurde notwendig – selbst aufwändige Aktionen mit langen Überlegungen, ob das Buch aufbewahrt zu werden lohnt oder weg kann, haben daran nichts ändern können. Auch das Verkaufen von Büchern blieb finanziell ein dickes Minusgeschäft. Da kam dann das EBook. Zum Glück. Gelesen wird heute bei uns auf Kindle und iPad, aber auch schon mal mit der Kindle App oder iBooks auf dem Smartphone. Hat zudem noch den Vorteil, dass ich im Web gefundenes zum Lesen per Instapaper oder Readability auf den Kindle senden kann. Das hat man früher auch schon mal ausgedruckt – wieder was, das jetzt vorbei ist.

Zeitungen und Zeitschriften? Der Umgang damit hat sich definitiv verändert. Über lange Jahre haben wir in der Woche zumindest den Spiegel und die Zeit gekauft und gelesen (wie viel davon eigentlich?), hatten eine Tageszeitung und am Wochenende die mit interessanten Beilagen ausgestatteten Wochenendausgaben der überregionalen Tageszeitungen. Dazu immer auch noch verschiedene Exemplare an Fachzeitschriften… Kilos an Papier, Zentner im Monat – für einen verschwindend kleinen Anteil an gelesenem. Das ist irgendwie untergegangen, nicht ersatzlos, aber mit schwer zu greifender Ersatzlösung. Am ehesten vielleicht ist der Feed Reader heute an die Stelle getreten: das Anzapfen verschiedenster Quellen und die Präsentation an einer Stelle. Auf jeden Fall aber: sehr sehr viel Papier eingespart.

Ja, dann gibt es ja auch noch das, was mit der Post kommt. In der Tat wird das allerdings von selbst immer weniger – und wir haben schon Wochen, in denen nichts im Briefkasten liegt. Und liegt doch mal was drin, dann ist mehr als die Hälfte davon Werbung, die sofort entsorgt wird. Wo es möglich war, haben wir Rechnungen auf die Zusendung per EMail umgestellt. Natürlich, da bleibt schon noch was an Papier übrig – ein harter Kern und ein Bodensatz, auf den ich leider keinen Einfluss habe.

Schau ich aber insgesamt auf meine Bilanz, dann bin ich durchaus zufrieden. Ich bin noch nicht komplett paperless – bin es aber soweit, wie ich es für mich selbst einrichten kann.